چگونه می‌توان اثربخشی انتقال درس‌آموخته‌ها را محاسبه کرد؟

سیستم درس‌آموخته باید به عنوان زنجیره تامین برای خلق دانش‌های جدید در نظر گرفته شود. اما سوال مهم این است که چگونه می‌توان اثربخشی آن را محاسبه کرد؟ دانش‌های جدید شناسایی شده، به سایر دانشکاران منتقل شود تا آن‌ها در کار خود بهبود ایجاد کنند. در صورتی که سیستم مدیریت درس‌آموخته به درستی کار کند، دانش، جمع‌آوری شده، نگهداری شده و وارد مستندات و راهنماهای سازمان شده و در فعالیت‌های آتی سازمان مورد استفاده قرار گیرد. نیک میلتون در یکی از پروژه‌های خود سعی کرد تا با روشی که در ادامه بیان می‌شود ارزش آن را محاسبه کند. او زنجیره تامین درس‌آموخته‌ها را به سه مرحله تقسیم می‌کند که عبارت است از:

• کسب و مستندسازی دروس‌آموخته از تجارب حاصل از پروژه‌ها
• به‌روز کردن مستندات و دسورالعمل‌ها به عنوان راهنماهای پرسنل بر اساس درس‌آموخته‌های جدید
• به‌کارگیری مستندات راهنما در پروژه‌های آتی سازمان

کارفرمای مورد بررسی در این تحقیق، زنجیره تامین واضحی برای دروس آموخته ندارد، بنابراین اکثر کارکنان از طریق جستجو کردن می‌توانند به دروس آموخته دسترسی یابند. با توجه به این شرایط نیک میلتون تصمیم گرفت از مخاطبان، تحقیقی به عمل آورد و نظر آنان را در خصوص موارد زیر جویا شود. افراد می‌توانند با صفر درصد، 20 درصد، 40 درصد، 60 درصد، 80 درصد و 100 درصد در مورد هر گزاره، تخمین خود را بیان کنند.

متوسط پاسخ افراد به شرح زیر می‌باشد:

• آیا درس‌آموخته‌های پروژه مستند می‌شود؟ (46%)
• آیا درس‌آموخته‌ها به منظور به‌روزرسانی مستندات راهنما استفاده می‌شود؟(32%)
• آیا در پروژه‌ها از مستندات راهنما استفاده می‌شود؟(43%)
• آیا در پروژه‌ها درس‌آموخته‌های مستندشده را جستجو می‌کنید؟(44%)
• آیا با جستجو کردن، درس‌آموخته‌های جدی را می‌یلبید؟

با استفاده از فرمول‌های زیر می‌توان اثربخشی انتقال درس‌آموخته‌ها را تخمین زد.

این آمار بسیار پایین می‌باشد. اجازه دهید که این آمار را با شرکتی مقایسه کنیم که مدیریت درس‌آموخته‌ها را با جدیت دنبال می‌کند. آماری که در ادامه از این شرکت ذکر می‌شود بر اساس تحقیق و پرسشنامه نیست بلکه از طریق آمار منتشرشده سازمان به دست آمده است. در این سازمان افراد نیاز ندارند که برای درس‌آموخته‌ها جستجو کنند بلکه با پیاده‌سازی درست زنجیره تامین،  درس‌آموخته‌ها را در رویه‌ها و مستندات راهنما نهادینه می‌کنند.

•  آیا درس‌آموخته‌های پروژه مستند می‌شود؟ (100%، درس‌آموخته‌ها به عنوان یک قسمت اجباری از پروژه کسب می‌شود.)
• آیا درس‌آموخته‌ها به منظور به‌روزرسانی مستندات راهنما استفاده می‌شود؟(93%، این آمار به صورت هر سه ماه یکبار استخراج می‌شود و معمولا بین 88 تا 95 درصد می‌باشد)
• آیا در پروژه‌ها از مستندات راهنما استفاده می‌شود؟(100%، تمامی فعالیت‌ها توسط رویه‌های عملیاتی پشتیبانی می‌شود که برای برنامه‌ریزی عملیاتی باید مورد استفاده قرار گیرد.)

با توجه به این آمار اثربخشی انتقال درس‌آموخته‌ها 93 درصد است.